Come tenere un bilancio familiare con Excel

Avete mai pensato di tenere un bilancio familiare delle spese? Mi sono occupata di amministrazione per tanti anni e ho portato nella vita privata l’abitudine di tenere sotto controllo un budget o anche solo le spese di casa. Se non avete mai provato a tenere un bilancio familiare vi spiego come si inizia.

Il primo passo per imparare a risparmiare è analizzare quanto spendiamo attualmente.

Perché tenere un bilancio familiare delle spese?

Sapere quanto spendo al mese di costi fissi o quanto pesano effettivamente in spese extra sul bilancio familiare mi aiuta a controllare i costi, a pianificare il budget per le vacanze o anche solo per gli extra. Avere ben chiaro il costo del proprio consumo elettrico o telefonico, ad esempio, permette di valutare la necessità di cambiare contratti o fornitori. Importi che presi isolatamente sembrano piccoli, calcolati sull’anno diventano importi più pesanti e si può valutare come ridurre le spese. Sapere quanto spende al mese la nostra famiglia è importante per cercare più sicurezza: tagliando costi, inventando un secondo lavoro, o provando a chiedere un aumento.

Come fare il bilancio familiare con Excel

Il primo passo è analizzare i costi su un anno intero. Prendete gli estratti conto bancari dell’anno precedente e create un file di Excel come il modello bilancio_familiare_excel(PDF) che vi propongo qui sotto.

Qui potete scaricare una versione in Excel del Bilancio familiare.

Spuntate ogni voce dell’estratto conto e riportate tutti gli importi nella tabella. Gli estratti conto sono solitamente trimestrali. Per controllare che abbiamo inserito correttamente gli importi, aggiungiamo due caselle:

• SALDO 1: in alto sopra al mese di gennaio, dove scriverete il saldo di partenza (è la prima riga dell’estratto conto)
• SALDO 2: in basso sotto il mese di marzo, dove scriverete il saldo finale riportato sull’estratto conto
• Impostate la somma automatica nella riga totale spese e totale entrate
• nella riga Risparmio mensile dovrete impostare il calcolo della differenza tra entrate e uscite
• CTRL è il vostro controllo per essere sicuri di aver digitato tutte le cifre correttamente: qui imposterete la formula di excel che somma il SALDO 1 meno i 3 totali delle spese (colonna gennaio, colonna febbraio e colonna marzo) + i totali delle entrate (sempre per le tre colonne dei mesi di riferimento) e confrontate che l’importo sia esattamente quello del Saldo 2.

Impostate le stesse formule per ogni trimestre di cui inserite i dati dagli estratti conto.

Quanto spende al mese la vostra famiglia?

Per rispondere a questa domanda dovete prima aver calcolato i consumi di un anno. Ci sono importi che pagate solo a dicembre o a gennaio ma che riguardano tutto l’anno, un esempio è l’assicurazione dell’auto o l’acquisto dei libri di scuola. Nella colonna azzurra impostate la somma della riga, in modo da ottenere il costo totale annuo per quella voce. Fate il totale delle spese annue e impostate quella cifra diviso 12 nella casella MEDIA.

Per iniziare subito a elaborare un piano di risparmio prendete gli estratti conto dell’anno scorso e inserite le cifre nella tabella del bilancio.

Come stabilire il budget mensile per una famiglia?

Se la capacità di risparmio non è sufficiente a rendervi tranquilli, dovrete stabilire un budget di spese, quindi quanto spendere ogni mese per le singole voci. Avete i dati reali di un anno con le spese che deve sostenere la vostra famiglia. Sapete qual è la vostra media di consumi e potete decidere cosa tagliare. A questo punto stabilite che per ogni trimestre la spesa ad esempio per l’abbigliamento non deve essere superiore all’importo X. Controllando ogni tre mesi con l’estratto conto vedrete se siete riusciti a stare nel budget.

Riepiloghiamo cosa fare

• Prendere gli estratti conto bancari dell’anno scorso (se hai più conti, usi una carta di credito, o altre forme di gestione del contante devi recuperare tutti gli estratti conto).
• Stampare il pdf del bilancio familiare o riprodurlo in Excel (se non lo riportate su Excel, potete fare le somme con la calcolatrice e segnale gli importi nella tabella).
• Calcolare i totali per mese (in fondo a ogni colonna) e per singola voce (in fondo a ogni riga).
• Dividete i totali per 12 mesi in modo da poter avere un’idea delle spese fisse mensili (anche se le pagate una volta all’anno).
• Evidenziate le voci su cui spendete di più per capire come risparmiare. Trovate molti consigli nell’articolo 101 Trucchi per risparmiare.

Per tenere sotto controllo le spese correnti, senza dover aspettare l’estratto conto bancario, possiamo usare un modello ridotto di bilancio. Forse ne avrete sentito parlare come “kakebo”: è una tabella settimanale o mensile delle spese. Ne parliamo in modo più approfondito nell’articolo: Kakebo fai da te.

Se l’argomento del risparmio vi interessa, vi rimando al corso gratuito Gestire i soldi al meglio di cui fa parte anche questo articolo.