Perdete tempo a cercare i documenti che vi servono? Vivete con l’ansia di dimenticare una scadenza o vi sentite sempre di corsa? Una organizzazione del lavoro può aiutarvi in queste e molte altre occasioni, sia in ufficio sia a casa. Qui trovate qualche trucco da mettere subito in pratica.
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Ho lavorato molti anni in un uffici fuori casa. Potevo fare affidamento a un grande archivio cartaceo pieno di cartellette e contenitori. È bastato un trasloco per rendermi conto di quanta carta inutile stessimo accumulando. Ho iniziato a digitalizzare e gestire diversamente i documenti. Passando al lavoro da casa il mio metodo di organizzazione è cambiato ancora riducendo ancora di più la carta e migliorando la produttività.
Qual è il vero vantaggio di essere organizzati?
Vi possono raccontare la mia esperienza, in cui probabilmente vi riconoscerete. Ho iniziato a organizzarmi meglio perché avevo bisogno di avere sempre sotto mano alcuni documenti. In questo modo potevo non solo risparmiare tempo, essere più veloce in alcune procedure, ma riuscire a concentrarmi meglio sulle cose importanti e avere sempre un quadro completo della situazione. Avere cartelline con cose da fare, quaderni con to do list, agende e blocchi per appunti di dava la sensazione di annegare in mezzo a tante informazioni che non riuscivo a gestire. Passare a un metodo diverso mi ha aiutato molto nell’avere la mente più focalizzata sul lavoro.
Come essere più organizzati nel lavoro?
Per me l’organizzazione nel lavoro si concentra su tre grandi tematiche: gestione dei documenti, delle procedure e delle scadenze. Nello specifico per me ha significato impostare l’organizzazione in più fasi:
- impostare una struttura funzionale per l’archivio digitale dei documenti
- creare i file “collettori”
- adottare procedure standard per molte situazioni e momenti del mese
- usare due diverse to do list
- gestire l’agenda in modo furbo
Archivio digitale che funziona
Digitalizzare tutti i documenti è il primo passo da fare. Se ne avete molti solo in cartaceo, sarà bene stabilire un piano di lavoro per passarli tutti al digitale. Partite dai documenti che vi servono più spesso: copie dei documenti di identità, certificati, atti notarili, ecc. Impostate una struttura dell’archivio che sia comprensibile anche ad altri. Il primo consiglio è di ragionare per aree di competenza: Amministrazione (tutto ciò che deve passare al commercialista), Marketing (tutto ciò che riguarda la promozione della vostra attività, ecc. All’interno di queste categorie createne altre in modo che non serva mai cercare per noi ma per contenuto. Ad esempio sotto Amministrazione potrete avere: fatture, preventivi, contratti, estratti conto, fatture fornitori, tasse, ecc. Salvate ogni documento con indicazione di cosa contiene e dell’anno (es. 2021_estratto_conto_ trim_I.pdf).
File collettori
I file collettori sono documenti realizzati in word o excel in cui raccogliere appunti di ogni genere. Siete stati a un corso da cui avete portato a casa appunti per la vostra attività? Copiateli su pc in un file di appunti che dedicherete ai corsi, al prossimo corso aggiungerete la data e i nuovi appunti. Raccogliete idee da sviluppare, nomi di aziende da contattare o link utili? Create file collettori dove conservare queste informazioni in modo organizzato. Cercate di averne pochi ma ben strutturati.
Procedure standard
Ricevete spesso mail più o meno simili a cui date sempre la stessa risposta? Scrivetela in un file di testo e la copiate ogni volta senza riscriverla. Cosa dovete fare a fine mese? Raccogliete tutte le attività in un elenco che sarà la vostra procedura di fine mese. Istituite procedure per ogni parte del vostro lavoro: apertura nuovi lavori (creazione file, invio documenti al cliente per la firma, modelli per la condivisione del piano di lavoro, la reportistica, la fatturazione). Per quanto vi sembri di conoscere a memoria le varie fasi, scrivere un elenco sarà utile per pianificare il lavoro sia per ottimizzare i tempi sia per sentire meno il peso delle scadenze.
Usare due to do list
Il rischio delle to do list (elenchi di cose da fare) è che diventino troppo lunghi, causando frustrazione e rischiando di perdere di vista alcune attività importanti. Da anni uso due liste: una che raccoglie tutte le attività da fare non urgenti divise per settore, l’altra che riguarda solo la giornata. Parto sempre da sole tre cose da fare al giorno. Se finisco prima mi posso dedicare ad altro nella lista delle attività, che si può dividere per fasi e periodo (risposte da ricevere/sollecitare, interventi tecnici da pianificare, ecc.)
Gestione utile dell’agenda
Ognuno di noi ha la sua preferenza per l’agenda. Io digitalizzo tutto ma uso una agenda di carta, molto piccola perché deve stare anche in borsa insieme ad altre mille cose. Sull’agenda non scrivo le cose da fare, per quelle c’è già una to do list, ma le scadenze importanti. Appunto solo appuntamenti e scadenze: quelle cose che se non fai in quel giorno viene davvero giù il mondo. Ho introdotto l’agenda cartacea perché è la prima cosa che guardo al mattino mentre avvio il pc. Molti appuntamenti li imposto su Google Calendar così posso sfruttare il promemoria per prepararmi con anticipo.
Consigli per organizzarsi meglio
Vi suggerisco di provare questi tre consigli e verificare se anche per sono un aiuto a gestire meglio il tempo e il lavoro:
- stabilire orari fissi in cui leggere e rispondere a tutte le email
- scrivere le prime tre cose da fare per il giorno seguente prima di spegnere il pc
- a fine giornata riportare tutti gli appunti nei file collettori o negli archivi corrispondenti
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