Smart working: consigli per lavorare da casa ed essere più produttivi

Lo smart working è la formula adottata da alcune aziende che permette di lavorare da casa in alcuni giorni della settimana o per lunghi periodi. Lavorare da casa è difficile all’inizio per chi è abituato al lavoro d’ufficio: si rischia di non essere produttivi e di lasciarsi distrarre dalle attività domestiche, dai figli o da orari differenti. Vi spiego la mia giornata di lavoro da casa e i trucchi che ho adottato per evitare distrazioni.

Una mia vicina anziana ogni volta che mi vede mi chiede come faccio a lavorare da casa. È una signora di una certa età con due figli in età che per lungo tempo non si era convinta che io stessi davvero lavorando. Qualche giorno fa mi ha raccontato che sua figlia ha avuto il permesso dall’azienda di lavorare da casa il venerdì, ma nonostante i benefici di questa soluzione non riesce a restare concentrata perché si distrae pensando a caricare la lavatrice, preparare il pranzo per la figlia e le mille cose che si deve fare in casa. Io ho trovato il mio ritmo ottimale e alcune soluzioni che mi permettono di essere produttiva, vi spiego quali sono perché rinunciare allo smart working sarebbe un vero peccato.

È doverosa una premessa, perché immagino che a qualcuno potrà venire in mente: questa ha dei figli? parla ma poi chi le fa i mestieri? Allora, ho due figli in età scolastica, vivo in una casa che non è gigantesca ma è da pulire. Non ho aiuti domestici e nemmeno di parenti a cui delegare il ritiro da scuola dei figli o il babysitting in casi di necessità. La mia grande fortuna è avere un marito che collabora.

Smart working: i pro e contro del lavoro da casa

Forse molti hanno sognato a lungo il lavoro da casa vedendolo come soluzione a molti problemi organizzativi della famiglia. È vero, ve lo confermo da mamma, lavorare da casa è un grande aiuto per chi ha figli. Non patisco più l’emergenza di una influenza o della scuola chiusa. Oltre a tutti i benefici organizzativi, per i miei figli ci sono e durante l’adolescenza non avete idea della manna del cielo che è essere presenti quando arrivano a casa da scuola o avere tante occasioni per parlare con loro. Ero una pendolare, passavo ogni giorno quasi due ore sui mezzi con l’ansia che un ritardo del treno mi avrebbe fatto perdere l’uscita da scuola.

Vantaggi dello smart working

Queste sono tutte le cose a cui penso ai vantaggi dello smart working che per me all’inizio è stata una proposta dell’azienda e poi è diventata una scelta personale perché ho cambiato lavoro, aperto la partiva iva e mi sono dedicata a un’attività nuova legata ai siti internet.

Gestione più semplice dei figli
organizzazione flessibile del lavoro nell’arco della giornata
maggior tempo per il dialogo e l’educazione dei figli
migliore organizzazione delle mansioni domestiche
approccio migliore al lavoro da parte mia: lo stress c’è ma lo sopporto meglio
risparmio: spendo meno in mezzi, in cibo fuori casa, non contribuisco all’inquinamento (guardate i dati durante il blocco del coronavirus!)
miglior cibo per me e tempo per l’attività fisica

Svantaggi dello smart working

Ogni scelta ha i suoi pro e i suoi contro. Nella mia esperienza l’ago della bilancia è spostato vero i vantaggi dello smart working, ma non mancano i lati negativi o almeno gli aspetti negativi da gestire:

maggior rischio di distrazione
cambiamento del rapporto con la propria casa che diventa anche luogo di lavoro
minore sicurezza sul lavoro rispetto all’ufficio o all’azienda (le norme sul lavoro sono un ostacolo per molte richieste di lavoro da casa!)
assenza di rapporto diretto con colleghi e clienti
molto tempo davanti al pc, forse più di quanto ne passeremmo in ufficio perché tutto viene digitalizzato.

Come ottimizzare il lavoro da casa

Se volete lavorare da casa avete bisogni di strumenti di lavoro che vanno oltre il pc e la stampante multifunzione. Per ottimizzare il lavoro da casa riflettete su come potete sfruttare questa occasione per migliorare il vostro modo di lavorare con tutti il beneficio della tecnologia. Tutti siamo affezionati alle nostre abitudini, ma il questo caso la prima abitudine è già stata annullata: non siete in ufficio, quindi non potete ragionare e lavorare come se lo foste. Vi suggerisco alcuni punti su cui riflettere.

Condivisione di documenti

Avete bisogno di condividere documenti con colleghi, clienti e consulenti come ad esempio il commercialista. Se non avete mai usato strumenti di condivisione, evitate di mandarvi mail ogni volta perché è una perdita di tempo e non vi aiuta a lavorare meglio. Ci sono strumenti di condivisione semplici da cui iniziare:

Google Drive che permette di lavorare a distanza con altre persone, potrete vedere le modifiche a un documento senza dover scrivere una mail che le riassuma, aggiungere note con domande o pro memoria per gli altri che leggono.
Dropbox è utile per documenti di archiviazione da condividere con altri, quindi i documenti da mandare al commercialista, le fatture da inviare in amministrazione, materiali per presentazioni che servono a voi come ad altri colleghi, ecc.
WeTransfer serve per inviare grandi documenti o cartelle in una volta sola, senza intasare la mail del destinatario.

Sistema di archiviazione

Scordatevi di stampare tutto quello che arriva per tenere una copia cartacea. Dove la mettete? Il digitale ha risolto molti problemi di archiviazione ma tenere tutto nelle mail non aiuta a trovare velocemente ciò che serve. Dedicate un po’ di tempo a studiare il modo migliore per organizzare un archivio digitale per le esigenze del vostro lavoro. Ad esempio: create sul pc o su Dropbox una cartella per i contratti, una per le fatture, una per le presentazioni, una per i file di lavoro e soprattutto rinominate i file in modo che ci sia uniformità (no ultimefatture.doc, sì 2020fatture.doc).

Cambiare modo di lavorare

Lo smart working ci costringe a cambiare modo di lavorare. Se volete potete continuare come sempre, ma sappiate che si può ridurre il tempo di lavoro e anche migliorare il risultato. Vi faccio un esempio. Ho lavorato molti anni in amministrazione e uno dei miei compiti era controllare l’estratto conto e riportare le cifre in un file. In ufficio non ci pensavo: ho imparato a stampare il pdf e spuntare a matita voce per voce, e ho sempre fatto così. A casa questo significare prendere la stampante, collegarla, accenderla, usare carta che poi non so dove mettere. Se oltre al pdf che tengo per archivio, stampo l’estratto conto in Excel non solo riesco a riorganizzare i dati che mi servono senza rischio di errore umano, ma possono fare valutazioni, calcoli di percentuali, confronti con periodi precedenti e report. Non stampo, faccio prima e faccio di più.

Routine di una giornata di lavoro a casa

Eccoci al punto dolente! Come organizzare una giornata di lavoro a casa senza distrarsi e senza lasciarsi tentare dal frigorifero o dalla lavatrice. La mia è una routine da mamma smart worker, quindi a molti potrà non servire ogni passaggio ma potrebbe darvi comunque un’idea di come impostare la giornata a casa.

Pianificare la giornata con obiettivi

Sono abituata a lavorare con altri smart worker e non è una rarità ricevere mail spedite a tarda sera. Per il mio lavoro ho bisogno anche di alcune notizie e dati che vengono spediti a chiusura giornata. Al mattino dopo colazione, quando i miei figli sono usciti per andare a scuola mi dedico alla letture della posta elettronica che mi servirà anche per delineare le cose da fare.

È importante la routine

C’è un libro di organizzazione del lavoro che si intitola Fatti il letto. Lo so che fa sorridere ma non sottovalutate il potere di iniziare la giornata mettendo a posto il minimo in casa. Ho studiato una routine di lavori domestici che riesco a dividere sulla settimana: ogni giorno ho un’ora da dedicare alle pulizie. Non è molto ma si può fare tanto. Alle 9.00 sono vestita, seduta davanti al pc, con la mia tazza di orzo in mano e pronta per lavorare. Occuparmi delle pulizie mi aiuta a fare una lista mentale delle cose da fare.

Pranzo lontano dal pc

Alle 12.30 inizio a pensare al pranzo. Ho un menu settimanale sul frigorifero che mi aiuta molto: se sono pietanze lunghe le preparo durante l’ora di pulizie del mattino, altrimenti alle 13.00 inizio a preparare la tavola, lavare le verdure ecc. Devo riprendere da scuola uno dei figli mentre l’altro è autonomo Alle 14.00 ho finito di mangiare e sto resettando la cucina. I miei figli in questa fase mi aiutano: ognuno si occupa delle proprie stoviglie e danno una mano in cucina.

Camminare almeno mezz’ora all’aperto

Camminare mi aiuta e mi fa bene. È utile non solo per non diventare verde stando sempre in casa, ma per riorganizzare il lavoro del pomeriggio. Faccio liste di cose da fare molto brevi perché sono le mie priorità e le devo smaltire nell’arco di mezza giornata. La prima lista riguarda il lavoro del mattino, la seconda quella del pomeriggio. Mentre cammino riesco a riflettere sul mio lavoro e organizzare la mia seconda parte della giornata. Ci sono periodi in cui non si riesce a uscire, soprattutto se hai i bambini malati, per fare ginnastica in casa seguendo i canali youtube o scegliendo gli esercizi che ti sono più congeniali.

Datevi degli orari

Il mio pomeriggio inizia alle 14.30 e continua fino a cena (20.30/21.00) Non svenite guardando l’orario! Ci sono alcune pause forzate per portare i figli a fare sport e recuperarli, o i giorni in cui devo fare la spesa o portare qualcuno dal medico. Il mio pomeriggio è molto lungo perché ha delle interruzioni, ma solitamente arrivo fino all’ora di cena di cui molto spesso si occupa mio marito. L’ultima parte del pomeriggio è dedicata al lavoro del giorno dopo: scaricare materiali che mi serviranno, lasciarmi appunti per la scaletta delle cose da fare, ecc.

Consigli per chi lavora da casa

Passiamo alla parte meno edificante dell’argomento: come non farsi tentare dal frigo e dalla lavatrice. Alcuni consigli vi sembreranno ridicoli, ma si assicuro che nel lungo periodo (giornate di pioggia, raffreddore, notti in bianco. ecc.) vi verrà anche la tentazione di lavorare in pigiama.

Vestirsi come per andare in ufficio aiuta non solo a sentirvi a posto (ed evitare chiamate su Skype in pigiama) ma a non avere la mente occupata da altri pensieri (Devo vestirmi, non ho ancora pettinato i capelli…).

Rimandare i piccoli lavori di casa alla pausa caffè: dovete spegnere la lavatrice? lo farete mentre si prepara il caffè. Quanto dura una pausa caffè in ufficio? Dieci minuti? Uguale deve essere a casa.

Fare liste di priorità e non lunghi elenchi di cose fa fare: scrivete al massimo tre o quattro cose da fare assolutamente al mattino, altre le scriverete per il pomeriggio. I lunghi elenchi sono demoralizzanti. Tenete invece un blocco di fianco al pc dove segnare le idee che vi vengono e a fine giornata le riordinate in un elenco da cui attingere giorno per giorno.

Stabilite quali alimenti usare come snack e siate rigidi: in ufficio non abbiamo un frigo a disposizione e riusciamo a trattenerci. A casa è più difficile. Preparate un elenco mentale di cosa potete mangiare, volendo potete anche metterlo in una ciotola e non andare oltre: un pacchetto di crackers, una mela, qualche carota. Quando la ciotola è vuota non si va oltre.

Accendete la radio non la tv: se siete abituati a lavorare in un ufficio con altre persone il silenzio di casa può risultare strano. Accendete la radio come sottofondo. La televisione rischia di distrarre così come i cd da cambiare quando sono finiti. È molto soggettivo, ma se dovete iniziare vi consiglio la radio.

Tenete una agenda cartacea: sembra un controsenso, vero? Abbiamo parlato tutto il tempo del vantaggio del digitale e poi vi suggerisco una agenda cartacea. Il motivo c’è! Un anno fa usavo una agenda sul telefono con una app di Google, il mio telefono è andato ko e ho dovuto resettare tutto perdendo non solo gli appuntamenti ma lo storico. Uso una agenda cartacea e un planning perché così al mattino non ho bisogno di accendere il pc per leggere le cose da fare.

Organizzare file archivio di lavoro: avete presente tutti gli appunti che normalmente attaccata alla bacheca, sullo schermo del pc, sul portamatite? A fine giornata prendeteli e copiateli in file di lavoro: idee nuovi progetti, cose da fare, numeri utili, ecc.

Non sottovalutare il back up: in ufficio spesso i pc sono collegati da una rete che prevede il backup notturno. A casa trovate una soluzione che sia sicura (non copiate tutto su una chiavetta usb che rischia di bloccarsi, l’ho già fatto io!). Le memorie esterne per backup non costano molto e sono utilissime, ci potete mettere anche le foto dei figli, documenti della casa, ecc.

Ricordatevi le norme di sicurezza sul lavoro: oltre alle norme basilari, ricordatevi la postura corretta, la pausa per gli occhi, gli esercizi per le mani, ecc.

Disattivate le notifiche e stabilite quando leggere la posta: molti lo avranno già imparato in ufficio ma è veramente importante limitare le distrazioni e stabilire una procedura di lavoro. Un esempio? Leggete la posta al termine di un lavoro se sono attività brevi, oppure al ritorno da ogni pausa ma siate voi a decidere quando leggere la posta.

Preparate una cartella accessibile da smartphone: se avete spesso bisogno di documenti sulla base dei quali discutere con clienti e colleghi, o da inviare tramite mail, create una cartella su Dropbox a cui potete accedere anche da smartphone per essere sempre produttivi anche quando vi trovate fuori casa.

Scegliete uno spazio di lavoro con attenzione: non usate il tavolo della cucina per non essere tentati dal cibo e non sentirsi provvisori, non lavorate a letto dove sarete scomodi e compromettete il sonno notturno. Allestite una scrivania vicino alla finestra (meglio se laterale). Evitate scrivanie attaccate al muro ma lasciate spazi davanti. Organizzate lo spazio di lavoro come in ufficio. Prendetevi sul serio!

Educate la vostra famiglia allo smart working: se avete letto bene i grandi aiuti li ricevo da mio marito e dai miei figli. Non solo si attivano da soli se vedono che si sta facendo tardi e non ho ancora messo su l’acqua della pasta, ma sono indipendenti in tante cose e sono ben organizzati. I miei figli si fanno il letto prima di uscire di casa, non lasciano vestiti sporchi in camera e puliscono dove mangiano, sono piccoli esempi di aiuto davvero utile.

Tenete sempre pronta qualche idea per intrattenere i figli: se siete genitori e la vostra giornata di lavoro a casa è invasa dai bambini piccoli, tenete sempre a portata di mano (o di mente) qualche idea per intrattenere i bambini senza tv.

Siate veramente flessibili: lo smart working è nato per rendere il lavoro più flessibile non solo come luogo di lavoro ma anche come mentalità, disponibilità e aspettative verso gli altri.

Libri sullo smart working

Questi libri possono essere utili per trovare la propria routine perfetta, migliorare il rendimento del lavoro a casa dopo la prima fase o conoscere altri strumenti di lavoro.